A leglényegesebb döntéseink közé tartozik, hogy mire szánjuk és mire szenteljük az időnket.”
(Csíkszentmihályi Mihály)
1. Prioritásaid köré szervezd az időbeosztásodat
Vagyis ne az időbeosztásodba tuszkold bele a számodra fontos dolgokat (majd töltök időt a barátaimmal, ha marad) hanem pont fordítva. Először azt gondold végig, hogy számodra mik a legfontosabb értékek az életedben és először az ezekre fordított időt tervezd meg. Természetesen vannak olyan kötött idők, amikkel nem te rendelkezel, pl. a munkaidő, de ami a te kezedben van, azt tudod a prioritásaid szempontjából beosztani.
2. Multitasking helyett monotasking
Már megdőlt az az elmélet, hogy akkor vagyunk hatékonyak, ha több dolgot csinálunk egyszerre. A multitasking stresszt okoz az agyunkban, ami több hibához vezethet, így végül kevésbé leszünk eredményesek. Mindig azt csináljuk, amit éppen csinálunk, és csak azt!
Amikor egyszerre több dolgot csinálunk, az növeli a feladatok elvégzéséhez szükséges időt, mivel időbe telik az agyunknak, míg átvált egyik területről a másikra, és eléri a különböző területeken tárolt ismereteket, tehát időrabló.
3. Kerüld a figyelem elterelő tevékenységeket!
Időmorzsákat, sőt néha nem is csak morzsákat veszítesz, amikor telefonon ellenőrzöd 10 percenként, hogy mi történt a Facebookon, chatelsz, céltalan böngészel a neten, megnézel pár youtube videót, végiggörgeted az Instát. Nem kell reagálnod azonnal minden pittyenésre és beérkező üzenetre.
Ha jellemző rád, hogy a telefonod közelsége állandóan kizökkent az adott feladatodból, akkor kapcsold ki az értesítési hangokat, vagy tedd a telefonod nem elérhető távolságba, vagy legalábbis olyan helyre, ahol nincs a szemed előtt.
4. Felmerülő gondolatok lejegyzése
Gyakran nem is a telefonunk, hanem kavargó gondolataink zavarnak meg. Eszünkbe jut egy jó ötlet, vagy valami, ami fontos és elfelejtettük megcsinálni. Ilyenkor ezeken kezd el pörögni az agyunk és elterel minket a feladatunktól. Ha viszont azonnal lejegyezzük azzal a szándékkal, hogy majd később foglalkozunk vele, akkor el tudjuk engedni és újra visszaterelni a fókuszunkat a fontos teendőkhöz.
5. Gondolkodj időblokkokban!
Legyen külön ideje a munkának, a beérkezett üzenetekre való válaszolásnak, a főzésnek stb. Ez is szorosan kapcsolódik a monotaskinghoz. Tűzd ki azt az idősávot vagy azokat az idősávokat, amikor válaszolsz az e-mailekre, üzenetekre vagy amikor engedélyezel magadnak időt a közösségi oldalak böngészésére.
Ebben is legyél tudatos, mert különben minden fontos tevékenységedbe beszűrődik az online világ és ellopja még a legértékesebb idődet is.
6. Alkalmazd a „következő lépés” módszert!
Ha egy új feladat érkezik, két kérdést tehetsz fel magadnak:
- Ez az én feladatom?
- Mennyi idő alatt végezhető el?
Ha nem én vagyok az illetékes, akkor továbbítsam annak, akinek a dolga lenne vagy aki meg tudja helyettem is csinálni (delegálás). Nem kell azt gondolni, hogy csak te tudsz valamit egyedül elvégezni. Bátran kérj segítséget!
Ha a te feladatod és mondjuk 2 perc alatt elvégezhető, akkor nem érdemes halogatni, gyorsan elvégezheted. A halogatás általában mindig több idődet veszi végül el. Ha viszont 2 percnél többre lenne szükséged, tervezd meg mikor és mennyi idő alatt fogod megcsinálni.
7. Hasznosítsd a várakozási időt!
Ha metrón utazol vagy az orvosi váróban ülsz, vagy sorban állasz a gyógyszertárban elolvashatod az e-maileket, leírhatod a napközben támadt jó ötleteidet, böngészhetsz a hírek között. Séta közben pedig elintézheted a fontos telefonhívásokat. Így ezekre később már nem kell időt fordítanod, mert jól kihasználtad az üres járatokat.
Viszont arra is érdemes figyelni, hogy nem kell minden üres percet kitölteni, hanem ezeket pihenésre, feltöltődésre is használhatjuk, pl. rácsodálkozhatsz a természet szépségeire, hallgathatsz egy nyugtató zenét, olvashatsz egy értékes könyvet mert a lelkednek is kell a felüdülés.
8. Törődj magaddal is!
A túlhajszoltság, a pihenés hiánya borítékolhatóan magával hozza a teljesítmény romlását. Fáradtan sokkal lassabban, kelletlenül végzünk a dolgainkkal. Nem lerágott csont, hogy aludd ki magad és feküdj le időben! Tegyél meg mindent, hogy este lefekvés előtt meg tudj nyugodni és előkészülni a pihentető alvásra.
Napközben az agyunknak több oxigénre lenne szüksége a hatékonysághoz, amit egy irodában, lakásban ülve naphosszat, nem igazán tud beszerezni. Tegyél azért, hogy ki tudj mozdulni otthonról a szabadba sétálni, sportolni a friss levegőn. Hidd el nem lesz elvesztegetett idő. Energiával fog feltölteni.
Néha pedig, ha megengedsz magadnak napközben 15-20 perc alvást, tapasztani fogod, hogy utána hatékonyabban állsz újra neki a feladataidnak. Persze ez egyénfüggő. 🙂
9. Nem minden fontos, ami sürgős
„Olyan világban élünk, amikor a sürgős szívesen ölti magára a fontos ruháját. Pedig ezer sürgős dologból sok nem is fontos.” (Pál Feri atya)
Fontos az a feladat, amelynek végrehajtása elengedhetetlen céljaink eléréséhez, elvégzése értéket képvisel számunkra és más dolgokra is hatással van.
Sürgős az a feladat, amely azonnali figyelmet, megoldást igényel pl. nagyon fáj a fogam így nem tudok tovább élni, tehát sürgősen fel kell hívnom a fogorvost vagy pl. ég a ház.
Ne hagyjuk, hogy a fontos dolgok sürgetővé is váljanak – ez azt is jelenti, hogy a fontosság a sürgősség előtt jár.
Ami fontos és sürgős – CSINÁLD meg AZONNAL! Ezek azok a feladatok, amik nem halaszthatók, ha mégis figyelmen kívül hagyod ezeket, annak súlyos következményei lehetnek.
Fontos, de nem sürgős – TERVEZD meg, hogy mikor csinálod meg! Szánj időt ezekre a feladatokra, mert elhanyagolásuk a jövőben jelent majd problémát, pl. el kéne menned megnézetni egy anyajegyet vagy prezentációt elkészíteni a jövő hétre stb.
Sürgős, de nem fontos – ADD ÁT másnak vagy kérj segítséget!
Nem fontos és nem sürgős – FELEJTSD EL! De legalábbis minimális időt fordíts rá! Ezek az időrabló időtöltéseink. Ilyen például a céltalan szörfölés a közösségi média oldalain, a tévénézés, vagy azok a tevékenységek, amiket pontosan akkor csinálsz, amikor TUDOD, hogy valami mást kéne épp csinálnod… csak épp ahhoz nem fogsz hozzá, mert azt soknak/nehéznek érzed.
10. Légy rugalmas!
Lehet, hogy ügyesen eltervezted a feladataidat, beírtad előre a naptáradba, mégis becsúszik valami, ami keresztülhúzza a számításaidat. Ilyenkor úgy érezheted első pillanatban, hogy minden borul.
Viszont, ha meg tudsz állni, lenyugodni, távolságot venni és követed Micimackó példáját, aki hasonló helyzetben ezt mondogatta: „Gondolkodj Micimackó, gondolkodj! valamint nem tragédiaként, hanem kihívásként tekintesz az újratervezésre, ami növeli a kreativitásodat, még az is lehet, hogy sokkal jobban fog alakulni a napod, mint ahogy eredetileg kitaláltad. 🙂 Miért ne történhetne valami jó?
+ 1. Vannak időrablónak tűnő tevékenységek, amik pedig a javadra válnának
Ha igaz, hogy sok sürgős feladat nem is igazán az, és a sürgős a fontos álarcát ölti, akkor lehet, hogy mégis beleférne az idődbe néhány olyan dolog, ami javítaná az életminőséged, és te mégis időrabló tevékenységnek gondolod pl. a rendszeres mozgás, aminek pedig ezer bizonyított jótékony hatása van az egészségedre. Bár be kell tervezni, de hidd el, hogy amit hozzáad az életedhez az időben is mérhető lesz.
Például, ha megszabadulsz pár felesleges kilótól gyorsabban érsz fel a 3. emeletre, hamarabb eléred a buszt, rövidebb idő alatt takarítod ki a lakást, mert fittebb leszel. 🙂 Nem kell az orvosnál várakoznod, mert egészségesebb leszel, és így a gyógyszertárban sem kell majd sorban állnod.
Ezekkel pedig rengeteg időt spórolsz majd meg. 🙂
